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Un process est un outil, pas une contrainte

Comment faire pour que vos process soient plus qu’une doc !

Voici un concept général que l’expérience m’a appris :

Pour qu’un process soit adopté, utilisé, intégré, il doit faire partie intégrante du flot de travail de l’équipe ; il doit être matérialisé par un outil de travail en lien direct avec l’équipe.

Ca veut dire quoi en pratique ?

Un exemple très concret :

  • Option “doc” : Vous rédigez et documentez votre process de release dans le Wiki. Vous l’imprimez et l’affichez dans l’open-space. Bonne chance pour que l’équipe le respecte à la lettre. Du moins en autonomie, d’elle-même, sans intervention extérieure du Scrum Master rabat-joie de service.
  • Option “outil de travail” : Vous imprimez votre process de release sous forme d’une suite de cases représentant les différentes étapes du process. Vous le mettez juste à côté du board de l’équipe. Vous ajoutez des pions qui représentent les releases en cours. Lors des stand-up, on instaure le rituel de mettre à jour les pions des releases en fonction de leur état d’avancement. BOOM, voilà, c’est gagné. Vous verrez, d’ici quelques releases, l’équipe suivra le process d’elle-même et dans l’intégralité, sans intervention extérieure. Si, si, je vous assure.

Galerie (cliquez pour agrandir)

Option “doc”

Voici un premier exemple de l’option “doc”.

Il s’agit d’un ancien doc décrivant le process de notre équipe. On sent ici un certain effort, on est loin de la simple page Wiki. Malgré l’aspect visuel, ce n’est pas pour autant que ce process a été suivi à la lettre par l’équipe.

Option “outil de travail”

Voici a contrario un exemple de l’option “outil de travail”.

Il s’agit cette fois de notre process de mise en production, représenté sous la forme d’un jeu de l’oie, interactif, et à intégrer dans la routine du stand-up quotidien.

Mise en situation de l’option “outil de travail”

Mise en situation de l’exemple précédent de l’option “outil de travail”.

Des fléchettes magnétiques sont utilisées en guises de pions, leur position sur le jeu de l’oie indiquant l’état d’avancement dans le process. Des petits fanions en velleda sont attachés aux pions pour noter quels sont les sujets en cours.

La position des pions est mise à jour durant chaque stand-up quotidien.

Besoin d’un autre exemple ?

C’est la même chose avec les fiches de checklist de la Definition of Done, que j’avais présenté dans un précédent article :

  • Option “doc” : Votre DoD est rédigée dans le Wiki. Voire vous l’imprimez et l’affichez clairement dans l’open-space. Qui va la consulter en pratique ? Votre meilleure option, c’est le Scrum Master qui la met sur la table en Sprint Review et qui relit méthodiquement chaque élément de la liste pour chaque US à revoir. J’ai bien peur que cela n’ira jamais au-delà ; le jour où le Scrum Master ne fait pas ce rituel, personne d’autre ne le fera dans l’équipe à sa place… Ce qui ne veut pas dire que l’équipe fera n’importe quoi. Mais elle ne vérifiera pas exhaustivement et systématiquement la DoD dans le détail pour chaque US.
  • Option “outil de travail” : Votre DoD est condensée sur une mini-checklist avec des cases à cocher, vous en imprimez quelques-unes, et vous associez une checklist à chaque US sur le board. Dès qu’une US est annoncée “done” par l’équipe en stand-up, le Scrum Master demande de bien cocher tout ce qui a été fait dans la DoD. Sous-entendu, s’il reste des cases non-cochées, c’est que non, elle n’est pas done et il faut finir le travail jusqu’au bout. Que va-t-il se passer ? En l’espace d’une seule itération, l’équipe cochera d’elle-même la DoD pour chaque US, sans aucune aide extérieure. Et magiquement, la DoD deviendra un vrai levier d’action en Rétrospective et non plus un simple doc.

Galerie (cliquez pour agrandir)

Option “doc”

Voici l’exemple de la DoD suivant l’option “doc”.

Il s’agit d’un extrait de notre Confluence.

Le DoD a également été imprimé et tenu à disposition pour les différents rituels, notamment les refinements.

Option “outil de travail”

Retranscription de la DoD en suivant l’option “outil de travail”.

C’est le même contenu que celui de Confluence, sous une forme nettement condensée.

On peut ainsi imprimer des cartes qu’on utilise comme des checklists.

Mise en situation de l’option “outil de travail”

Mise en situation de l’exemple précédent de l’option “outil de travail”.

Une carte de checklist de DoD est associée à chaque User Story. L’équipe vérifie d’elle-même que tous les critères sont remplis avant d’annoncer l’US comme “done” : la DoD est intégrée par l’équipe.

Si le concept de la checklist de DoD vous intéresse, je vous invite à consulter mon précédent article sur le sujet :

C’est quoi le truc ?

Dans ces deux exemples, nous avons :

  • Option “doc” : D’un côté, un process qui a le mérite d’exister, d’être formalisé, d’être stocké et affiché en toute transparence. Mais qui au final n’est rien d’autre qu’un doc.
  • Option “outil de travail” : De l’autre, un outil de travail qui va aider l’équipe à suivre le process, mais mieux encore, qui met le process au service de l’équipe.

L’idée est là :

Un process utile ne doit pas être une procédure qu’il faut suivre, mais un outil que l’équipe peut utiliser.

C’est logique quand on y pense. Dans un environnement Agile idéal (ce n’est malheureusement pas le cas de tout le monde, désolé), l’équipe définit ses process. Ce ne sont pas des process qui sont imposés à l’équipe, mais bien l’équipe qui se cadre elle-même pour être plus efficace.

Dit autrement, les process servent les exécutants. Les process sont des outils, rien d’autre.

La clef est donc bien : comment rendre ces outils utiles ? Encore une fois, en les inscrivant directement dans le flot de travail de l’équipe. Pas en demandant à l’équipe de consulter un doc en plus, ça, ça ne les avancera pas. Non cela doit faire partie intégrante de comment ils travaillent.

Dès lors que vous ferez cela, les process seront adoptés quasi-instantanément, appliqués rigoureusement, et en autonomie par l’équipe.

Magique, pas vrai ?

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