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Rétro du process de Rétro avec la facilitation graphique

Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Rétro du process de Rétro avec la facilitation graphique

Prendre du recul par rapport à notre pratique de la Rétrospective

Rétro de Rétro

Nous avons amorcé il y a quelques temps la démarche de passer en revue les process de l’équipe, et de ne pas se reposer uniquement sur les non-dits qui ont émergé tout seul. Le jour de cette rétrospective, était arrivé le tour de passer en revue de le process de la rétrospective. Nous avons donc fait une Rétro de Rétro !

Description du process actuel grâce un peu de facilitation graphique

En ce qui concerne la Rétrospective, quasiment l’intégralité du process était entre les mains du Scrum Master — c’est à dire moi-même !

C’est donc le Scrum Master qui a commencé en décrivant le process actuel. Pour cela, il a fait une carte mentale un peu visuelle. Et comme c’est quelqu’un de bien, il a fait ses devoirs avant la Rétro plutôt qu’en séance 😜

Voici ce que ça donne, ainsi qu’une transcription des dessins :

Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Le Scrum Master :

  • Il prépare la Rétro en avance
  • Il réserve la salle
  • Il définit le format de la Rétro
  • Volonté d’accompagner l’équipe dans une certaine direction, pour aider à faire ressortir quelque chose
  • Le format de la Rétro est parfois prêt en avance, souvent finalisé au dernier moment… Mais prêt au dernier moment
  • Il rédige le format sur une page
  • Il imprime la page sur plusieurs feuilles A3
Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Les équipes :

  • Elles prennent en charge le petit déj’ de Rétro
  • Elles tiennent à jour un calendrier d’organisation du petit déj’ de Rétro
  • Elles organisent le petit déj’ de Rétro via une feuille affichée dans l’open space
  • Les Rétro des différentes équipes ont lieu en même temps mais pas ensemble
  • Rétro le mercredi de 10h30 à 12h00
  • 1h30 = suffisant mais parfois/souvent short selon les formats et les discussions
  • Maximum 3 actions en cours
  • Les actions en cours sont affichés sur une espace dédié du board de routine de stand-up
Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Le format de Rétro :

  • Lieu qui change (salles, dehors…)
  • Variation du format
  • Meta-format recommandé en 5 étapes :
  • 1. Ouvrir la Rétrospective — pour remplir d’énergie et mettre dans le bon mindset
  • 2. Recueillir des données — pour retracer objectivement ce qu’il s’est passer
  • 3. Générer des idées — pour construire des actions pertinentes
  • 4. Décider des actions — pour se concentrer sur des actions réalisables
  • 5. Clore la Rétrospective — pour s’assurer qu’on n’a rien raté et que ça s’est bien passé
  • Ouverture de la Rétrospective ensemble avec toutes les équipes ; la suite par équipe
  • Pas d’obligation d’avoir le même format pour toutes les équipes
  • Tous les trois mois : Squad Health Check
Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Le déroulé de la Rétro :

  • Le Scrum Master facilite
  • Par défaut le Scrum Master ne participe pas aux ateliers
  • La gestion du temps est peu faite par l’équipe
  • Si une équipe a fini en avance par rapport aux autres équipes, elle est libre de partir
  • Pas plus d’actions que 3 en cours, board à l’appui
  • … Mais le Scrum Master ne peut pas empêcher les équipes d’enfreindre les règles !

Remise en question du process actuel

Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Après la présentation du process actuel, on passe à sa remise en question.

Chacun remplit donc ses petits post-its, dont voici les 4 catégories possibles :

  • Positif/+ : Cet élément du process est utile, construit de la valeur. Il est à garder, à continuer, à encourager. Il faudrait aller plus loin encore !
  • Négatif/− : Cet élément du process est inutile, est une perte de temps, voire est contre-productif. Il faudrait le supprimer !
  • Proposition/# : Voici une proposition pour mettre à jour le process. Faisons ça !
  • Fréquence de revue du process/§ : Ce process devrait être revu à la fréquence suivante. Faisons la prochaine revue de process à telle date !

Puis chacun présente ses post-its, et les positionne sur le process ce qui permet de faire un regroupement naturel des idées.

Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Bon, bah, en tant que Scrum Master ça fait plaisir : que des compliments pour moi-même et pour ce que j’ai mis en place.

Au final, la plus grosse inquiétude qui émerge est la suivante : on fait quoi si/quand le Scrum Master s’en va ? Les évolutions du process découlent notamment de cette question.

Conclusion

Bravo au Scrum Master pour la gestion des Rétro !

Dessiner un process c’est un bon moyen de le visualiser et d’en faciliter sa remise en question :

  • Expliquer et partager le process
  • Permettre de regrouper les idées par rapport aux éléments du process

Et sinon, nos Rétro sont super !

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