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Le stand-up : point de synchro release

Le moment où prend vie le management visuel

This article is also available in English.

Après vous avoir présenté nos différents boards mettant le management visuel au service des mises en production je tiens à faire un focus sur le déroulement des stand-up. Car là aussi nous avons quelques clefs de notre réussite !

De 1 release par trimestre à plus de 2 par semaine

Management visuel et gamification pour le process de mise en production

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Cadencer les mises en production et en démultiplier le rythme

Avec toujours plus de management visuel, bien entendu !

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L’essentiel de nos stand-up est résumé dans ce qu’on appelle la Routine de Stand-up. Car il y a de nombreuses manières de faire un stand-up ! Cette idée, ainsi que bien d’autres, je la tiens de Jimmy Janlén et en particulier de son superbe livre sur le management visuel, 96 Visualization Examples.

Lecture : “96 Visualization Examples” par Jimmy Janlén

Un petit livret plein de fantastiques conseils sur le management visuel d’une équipe Scrum ou Kanban !

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Voilà ce que donne la Routine de Stand-up typique de nos équipes :

Routine de Stand-up d’une des équipes du Player

Je vais détailler deux éléments en particulier :

  • Comment nous distribuons la parole
  • La définition d’un objectif quotidien

La distribution de la parole

Nous ne suivons pas le classique tour d’équipe, où chacun parle à tour de rôle pour répondre aux fameuses trois questions.

Plutôt que de nous concentrer sur les personnes, nous nous concentrons plutôt sur le board et sur les post-its.

Au lieu de faire le tour des personnes, nous faisons le tour des post-its, nous parcourons le board.

Focus sur les priorités

En stand-up, faire le tour du board d’itération en suivant l’ordre des priorités

C’est la règle d’or, nous parcourons le board en suivant les priorités :

  • De haut en bas : les US les plus prioritaires étant en haut
  • De la droite vers la gauche : il vaut mieux terminer des tâches techniques en cours plutôt que démarrer de nouvelles tâches techniques

Là où cela devient intéressant, c’est que nous indiquons les releases sur le board d’itération. Et qui plus est, nous les mettons tout en haut du board, avant les US de l’itération :

Les releases de l’itération sont indiquées sur des petites lignes, en haut du board et avant les US : releaser est plus important que développer.

Et donc, toujours en parcourant le board en suivant les priorités, nous discutons des releases avant de discuter des US de l’itération.

Car oui, je ne cesse de le dire :

Sortir un sujet en production est plus important que de développer un nouveau sujet. Tant que ce n’est pas en prod’, cela n’a aucune valeur.

La mise à jour des autres boards de release

En faisant le point sur les releases prévues pour l’itération, l’équipe met également à jour les autres boards liés à ces releases :

  • On met à jour le status de la release sur le board de process de mise en production, en déplaçant le fanion correspondant à la release. C’est le moment idéal pour que l’équipe fasse le point sur les choses à faire, où on en est, comment ça avance. Et ne rien oublier !
  • Si nécessaire, on met également à jour le board commun de planning des MEP. Si on dérape, il faut mettre à jour les dates du planning, et éventuellement construire un nouveau planning, et mettre à jour les boards d’itération de tout le monde.
Board de process de MEP et board de planning des MEP. L’équipe les met à jour lorsqu’elle fait le tour des releases sur son board d’itération.

Puis seulement après, les US

Seulement après avoir fait le tour des releases en cours, échange-t-on à propos des US de l’itération.

Mais attention, toujours en suivant l’ordre de priorité !

Avantages de ce format de stand-up

Voici les avantages de faire le tour des priorités du board plutôt que des personnes :

  • Personne ne peut ignorer le board. L’équipe est obligée de prendre possession du board, de comprendre comment il fonctionne, de se l’approprier, de le faire évoluer.
  • Une difficulté récurrente pour une équipe Scrum, c’est de réussir à s’en tenir aux priorités du board : ne pas démarrer une US de basse priorité tant que les US à forte priorité ne sont pas terminées. Faire le tour du board en se focalisant sur les priorités est un excellent moyen d’aider l’équipe à y arriver. Si quelqu’un travaille sur une US de basse priorité, personne ne pourra l’ignorer et tout le monde aura le réflexe de le challenger.
  • La vision de l’itération est renforcée ; nous sommes tous là ensemble pour atteindre ce but commun, qui est modélisé sur ce board.
  • Si le PO assiste au stand-up, il ressortira du stand-up avec une vision très claire de où on en est et de comment ça avance, puisque le focus sera sur les éléments de backlog qu’il connait, plutôt que sur une histoire racontée dans le désordre par tout le monde à tour de rôle. Le stand-up raconte l’histoire du backlog d’itération plutôt que l’histoire de l’équipe.
  • On n’oublie rien : on parcourt littéralement le board de haut en bas. S’il manque des choses, il n’y aura pas débat sur le fait qu’il faille le mettre sur le board afin de le communiquer à tous en toute transparence. Les règles du jeu sont claires et se font respecter d’elles-mêmes.

Risques de ce format de stand-up

Il y a un risque à utiliser ce mode de déroulé d’itération : que des caractères forts s’accaparent le temps de parole et qu’à l’inverse d’autres membres d’équipe ne parlent plus pendant le stand-up et se sentent laissés de côté.

Il faut donc bien faire attention aux interactions dans l’équipe. Une manière de procéder un peu mécanique pourrait être de nommer un animateur du stand-up, et de faire tourner ce dernier à chaque stand-up.

De notre expérience, nous n’avons jamais eu besoin d’aller jusque là. Le temps de parole n’est pas toujours équitablement réparti, mais personne ne se sent lésé ou laissé de côté.

L’objectif quotidien

Après avoir fait le tour du board, décider de la priorité du jour et s’assurer que tout le monde sait ce qu’il a à faire.

Un autre élément que nous avons repris de 96 Visualization Examples, c’est la définition de l’objectif quotidien, soit un objectif pour la journée, un objectif à atteindre d’ici le prochain stand-up. Cet objectif est défini par l’équipe de développement.

C’est un moyen extrêmement fort de garder l’équipe concentrée et efficace. Focus, qui reste ma valeur favorite de Scrum.

Cet élément me semble d’autant plus important lorsqu’on pratique Scrum justement, car l’équipe a constamment besoin de se recentrer pour réussir à livrer ce qui compte, et ne livrer qu’une chose à la fois.

Et justement, lorsqu’il est question de mettre en production un sujet, c’est souvent cet objectif quotidien qui nous aide à se concentrer sur les vraies priorités. C’est à dire tout faire pour qu’un sujet parte en prod’ même si le chemin pour y arriver est long et galère.

Parfois pour aller au bout d’une release il faut que toute l’équipe oublie qu’il y a d’autres choses à faire. C’est le rôle que joue l’objectif quotidien. Focus.

Voici quelques exemples d’objectifs quotidiens fréquemment rencontrés, liés aux mises en production :

Jeudi : non-reg MEP done

Vendredi : MEP prête pour lundi

Lundi : MEP !

Exemple d’objectif d’itération et d’objectif quotidien. Parler de MEP dans ces objectifs, c’est monnaie courante pour nous.

Bonus : une histoire à raconter en Revue d’itération

Déroulé en accéléré de l’itération via un passage en revue des objectifs quotidiens.

Ces objectifs quotidiens ont également un effet de bord sympa : on peut les relire ensuite et ainsi raconter l’histoire de l’itération. C’est un moyen très fort et efficace de se remémorer l’itération en accéléré, car tous les temps forts se retrouvent dans ces objectifs quotidiens.

J’évoquais déjà cet élément dans un précédent article qui se focalisait sur nos Revues d’Itération.

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